dematerialisation

La dématérialisation des factures à travers le portail chorus pro

Divers documents au format physique tels que les papiers circulent chaque jour au sein d’un bureau de service. Parfois, leur gestion et leur conservation posent problème. En ce sens, les factures figurent parmi les plus importantes formes de ces documents.

Il est devenu assez fréquent de se résoudre à faire moins de place aux papiers. Ainsi, cela peut se faire au moyen de techniques de gestion électronique des documents ou GED.

Procéder à une dématérialisation

Dématérialiser les services publics consiste généralement à numériser toutes sortes de support en papier. Cela se fait par exemple par l’usage d’un scanner. Il reste néanmoins évident de devoir garder le document original pour attester l’authenticité de la version numérique.

Les documents les plus courants vont des bulletins de paie et factures aux documents comptables. En bref, cela implique tout support d’informations importantes, voire confidentielles pour une entité donnée.

Une étude est à réaliser vis-à-vis des méthodes de travail et des objectifs des propriétaires des documents. Pour ce faire, il faut en préciser la nature et le contenu, le mode de traitement et les cadres juridiques à respecter.

Suite à l’ordonnance n° 2014-697, les factures des administrations publiques françaises doivent désormais passer par un système télématique. Autrement dit, le chorus portail pro est mis en place pour servir de pont fournisseur-administration. En somme, cela permet d’envoyer les factures directement au format numérique, à savoir en PDF, en XML et bien d’autres encore.

Les avantages à retenir

Se passer des papiers au profit du numérique a une incidence sur la tâche globale au sein d’une unité. Cela induit des avantages considérables sur certains plans concernés.

La dématérialisation permet entre autres de réduire les coûts liés au traitement des documents en jeu. Cependant, il est nécessaire de préciser les durées d’archivage selon l’importance et la nature de ces derniers. Outre cela, une entreprise a généralement un grand flux documentaire à gérer. En ce sens, leur disposition au format numérique offre l’avantage d’optimiser les délais de traitement.

Les outils de la GED offrent aux utilisateurs un processus fiable pour préserver la confidentialité des documents manipulés. Cela se fait par le biais d’une plateforme qui est dotée d’un data room parfaitement sécurisé pour éviter toute éventualité de pertes et de vols.

Les appareils électroniques et mobiles sont désormais à la portée de tous. De ce fait, la dématérialisation permet aux intéressés de jouir d’une grande accessibilité en temps et lieu voulus. Tout processus de gestion administrative est optimisé à l’instar des traitements de contrats et des partages de document.

Tout cela fait partie d’un Système d’Archivage Electronique qui est une activité soumise à des normes de sécurité. Le but est d’installer une relation de confiance entre plateforme gestionnaire et propriétaire des données.

Il s’avère ainsi pratique de laisser des outils informatiques automatisés se charger de la gestion des documents.