L’administration et la gestion des archives sont complexes. Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit faire l’objet d’une conservation pendant une durée légale à respecter. Le dirigeant d’entreprise a donc l’obligation de conserver ses documents d’archives. Il doit donc veiller à archiver tout document utile au respect de cette obligation prévue par la loi. Deux solutions s’offrent à lui pour y parvenir :
- Soit il assure lui-même la sauvegarde des archives en sa possession
- Soit il les confie à une société de tiers-archivage afin de les protéger, de les conserver dans de bonnes conditions et de les rendre ainsi accessibles aux personnes souhaitant les consulter.
En matière d’archivage, qui est responsable de quoi ?
Les archives, une place à prendre au sein de l’entreprise ?
Missions des Archives départementales : Le classement
Des gestionnaires d’archives soumis à des règles strictes
Une société ou une administration a l’obligation, dans l’exercice de son activité,d’archiver les documents qu’elle possède. Quelle que soit la stratégie mise en place et la méthode choisie, l’archivage est assujetti à une réglementation stricte, tant en matière de traçabilité que de durée légale de conservation à respecter. C’est pourquoi, il incombe au gestionnaire d’archives de bien déterminer et fixer ses priorités comme ses responsabilités. Ses tâches sont multiples et concourent toutes à un objectif unique à atteindre : archiver ses documents pour les conserver en toute sécurité, sur le long terme. Le but étant de les rendre accessibles, surtout en cas en contrôle ou de litige mettant en cause l’honorabilité et la probité de l’entreprise.
Pourquoi faut-il archiver ses documents ?
Une bonne gestion des archives s’avère capitale à plus d’un titre. Elle permet à l’entreprise de faire valoir ses droits. Chaque document constituant une valeur probante en matière d’obligation à remplir et à justifier. De plus, chaque pièce archivée garantit par là même le bon fonctionnement de l’entreprise en interne comme en externe : chaque décision pouvant être prise sur la base des informations disponibles et fiables. Chaque document archivé devient par conséquent facile à retrouver. Leur accessibilité ainsi favorisée permet également la conservation pérenne de la valeur du patrimoine historique de l’entreprise.
L’archivage au sein d’une entreprise n’est pas chose facile. Cela demande des ressources considérables en personnel et en espace de stockage. Mais comme archiver n’est pas stocker, il importe que le local dédié à l’archivage réponde aux normes strictes de sécurité et de conformité pour que les archives soient conservées de manière pérenne. Seules les grandes entreprises en France peuvent se permettre une telle organisation. Et encore, certaines sociétés de grandes tailles préfèrent s’orienter vers des prestataires spécialisés en archivage physique et ou numérique.
Des tâches à fixer
Il est capital pour la personne chargée de gérer les archives de bien fixer ses tâches et obligations, nécessaires pour :
- Assurer pleinement le tri, le classement et la conservation des archives selon leur type et leur durée légale et réglementaire à respecter
- Garantir leur accessibilité et leur mise à disposition pour les personnes ou organisme souhaitant les consulter à des fins de contrôle ou de suivi d’activité économique, sociale patrimoniale.
Ainsi, chaque gestionnaire possède des tâches à remplir selon le domaine d’activité des archives (archives départementales, nationales, archives d’entreprises ou des particulier s) et selon la nature des archives (archives courantes, intermédiaires ou définitives)
Qui s’occupe de quoi ?
Chaque responsable de la gestion des archives est donc le garant des documents archivés dans le domaine dans lequel il exerce son activité. Il doit s’assurer d’une part que les archives soient conservées dans de bonnes conditions (choix du local approprié et prévoir l’infrastructure nécessaire et suffisante pour éviter tout risque de dégradation, de destruction, de perte ou d’intrusion et d’accès non autorisé aux archives…). D’opérer un archivage permettant de trier, classer et retrouver facilement les documents recherchés. Pour cela, le gestionnaire des archives doit être en mesure d’assurer une traçabilité fiable, surtout en cas de déménagement. Il assure également toutes les opérations de gestion propres à l’archivage (organisation, conditionnement, élimination, versement des archives…)
Et pourquoi ne pas externaliser vos archives physiques ?
Confier ses archives à des prestataires de tiers archivage, devient de plus en plus une pratique courante. Cette solution présente de nombreux avantages, surtout lorsqu’un partie ou la totalité des archives transférées ou confiées à un tiers-archiveur permet :
- Une prise en charge plus efficace et moins coûteuse en frais (gestion des archives, location d’un local pour les stocker…) des documents à sauvegarder
• Un gain de temps à consacrer davantage à la production et une libération de l’espace à accorder à la rentabilité et en transformant les espaces de stockage en espace de bureau
• Une sécurité des documents garantie et une réduction des risques de perte ou détérioration des archives - Voir aussi : Comment bien organiser et conserver ses archives imprimées ?
