Qu’il s’agisse d’une simple fête, d’une remise de prix ou d’un team building, les occasions pour organiser une soirée d’entreprise ne manquent pas. Mais, quels que soient les motifs, c’est un excellent moyen pour remobiliser l’équipe de travail. Cependant, pour que cet événement soit un succès, les organisateurs doivent considérer plusieurs détails lors de l’organisation.
Les points à prendre en compte pendant l’organisation de l’événement
Lorsqu’elle cible le personnel, la soirée d’entreprise correspond à ce moment pendant lequel l’employeur rassemble ses collaborateurs pour les libérer des tensions au travail. Elle a généralement pour mission de renforcer la cohésion d’une équipe, de motiver les salariés et d’améliorer l’ambiance au bureau. Toutefois, l’organisation de cette opération doit être bien réfléchie pour que chaque participant réponde présent.
Tout d’abord, pour qu’il y ait le plus de public possible, la date choisie doit s’accorder au rythme de vie de la société en interne, mais aussi à la disponibilité de chacun. Les vendredis sont à privilégier pour un « afterwork ». En revanche, les jours précédant les départs en vacances, les événements traditionnels ou le début d’un projet sont plus adaptés pour les soirées team building, de remise de prix ou d’intégration.
Par ailleurs, comme l’objectif consiste à découvrir les salariés sous un nouveau jour, il vaut mieux organiser la manifestation hors des locaux de l’entreprise. Enfin, il est vivement recommandé de prévoir une animation musicale pour inciter les participants à dialoguer. Ces dernières doivent permettre aux collaborateurs à interagir entre eux.
Bien choisir les matériels et les prestataires : un critère fondamental
L’organisation d’une soirée d’entreprise passe par le respect de plusieurs critères. L’un de ces derniers concerne le choix des prestataires et des matériels. Souvent, les sociétés louent des équipements essentiels au bon déroulement de l’événement en faisant appel à des agences spécialisées. Les instruments concernant les solutions techniques et audiovisuelles sont d’ailleurs les plus importants. Pour assurer une ambiance exceptionnelle, l’éclairage du lieu doit être irréprochable. Si l’on compte organiser une soirée musicale, le light show est particulièrement recommandé.
De même, la projection sur écran géant séduit de plus en plus les enseignes qui veulent transmettre des messages lors des manifestations professionnelles. Pour cela, il faut non seulement louer les matériels adaptés, mais en plus, il est préférable de laisser la gestion et la manipulation des appareils à des techniciens. Il existe désormais des entreprises spécialisées qui offrent une prestation de captation vidéo pour les professionnels.
Ces structures proposent également d’autres formules intéressantes pour améliorer sa communication digitale, comme la solution streaming vidéo. Cela permet de diffuser l’événement en direct sur le site web de l’enseigne et les réseaux sociaux. La lecture instantanée de vidéos donne en effet une autre dimension à l’événement.
