Aujourd’hui, à l’ère du numérique, la digitalisation des process reste indispensable pour tous types d’entreprises. Il faut dire que ce changement s’applique clairement à tous types de documents d’entreprises. Ce qui amène d’ailleurs bon nombre de sociétés à les dématérialiser et à les numériser. Il s’agit d’une solution qui permet de réduire les coûts et de favoriser par la même occasion la performance de la société en question. Découvrez les détails ci-après.
Quel est le principe de la numérisation ?
La numérisation des documents est essentielle pour faciliter leur accessibilité, pour renforcer la sécurité des données, pour améliorer leur stockage et pour garantir leur indexation. L’objectif principal de cette pratique est surtout de transformer le document papier en un format numérique. Il pourra en effet être stocké dans un système de gestion électronique.
La numérisation peut s’appliquer à des graphes, un texte, une image ou même des objets physiques via un scanner 3D. Ce processus est réalisé par des professionnels du domaine qui tout en numérisant les documents peuvent aussi entreprendre la saisie de données ou encore l’indexation et l’archivage de celles-ci.
En général, plusieurs solutions sont accessibles afin de pouvoir numériser les documents. On retrouve par exemple la numérisation simple. Celle-ci consiste à réaliser une copie numérique d’un support physique déjà en place qu’il faudra ensuite intégrée dans un système de gestion électronique. Malgré cela, le document original sera conservé dans un entrepôt d’archivage dédié.
De son côté, la numérisation fidèle consiste à la destruction du document original après numérisation. Il sera donc conservé dans le système de gestion électronique sans copie physique. Afin de choisir le type de numérisation idéal, il est indispensable d’analyser la nature et la quantité de documents à numériser, la diffusion…
À partir de cette solution, l’entreprise pourra jouir de plusieurs avantages organisationnels et économiques :
- Simplification et accélération des échanges de fichiers
- Optimisation de la gestion documentaire
- Gain de temps pour la production, le traitement et l’archivage
- Choix des formats d’enregistrement en fonction des besoins d’exploitation et de diffusion.
Qu’en est-il de l’externalisation de la numérisation des documents ?
De nos jours, cette solution s’avère être très prisée par un grand nombre d’entreprises. Elles choisissent désormais d’externaliser toute ou une partie de la digitalisation de la gestion documentaire. Cette solution reste la plus accessible, car la gestion est à la fois fastidieuse et chronophage pour l’équipe en interne.
Ce qui évitera également l’immobilisation des ressources et la réduction des risques associés au stockage des données. D’autant plus que cette tâche, surtout pour les travaux de numérisation volumineux, il faudra utiliser des logiciels et des équipements performants. Autant se tourner vers l’externalisation pour confier la numérisation des documents à un sous-traitant expert dans le domaine.
Il faut dire qu’actuellement, bon nombre de prestataires proposent ce type de service. Il y a certaines entreprises dédiées localisées dans l’Hexagone, mais il y a également des sociétés prestataires présentes à l’étranger. Elles peuvent assurer la numérisation et l’archivage des documents conformément à la norme. C’est-à-dire que leurs prestations seront performantes, contrôlées et sécurisées.
Dans la réalisation de leurs missions, elles sont en mesure de se charger du traitement OCR, la numérisation de masse de documents, l’indexation et l’archivage selon les problématiques et les exigences de leur client. Parmi les documents à numériser, on retrouve notamment les bons de commande, les factures fournisseurs, les courriers, les dossiers de production, les bordereaux de livraison, les notes de frais, les documents RH, les contrats clients…
La numérisation est la solution la plus efficace pour assurer la gestion des documents. Autant profiter de ses avantages pour assurer le développement et l’organisation au sein de sa société.
